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受注した仕事をきちん納品するのは当然のことですが。いくら仕事の出来が良くても、請求書に不備や漏れがあると、報酬を支払ってもらえなかったり、入金が遅れることもあり得ます。
不備や漏れのない請求書はスムースな取引が実現するのに加え、翌年の確定申告での作業の負担の軽減につながります。
請求書の記載事項と注意点
■宛先
請求書の宛先は、依頼者と異なる宛先を指定してくる場合もあります。ですので、請求書の作成に取り掛かる前に宛先をしっかりと確認しておきましょう。
請求内容
請求書の内容はしっかりと漏れが内容チェックしましょう。
■消費税の表示
内税なのか、外税なのかも、キチンと明記します。消費税の額も明示しましょう。特に課税事業者の方は、消費税の確定申告にも備えなくてはなりません。
■発行日
文字通り、請求書を発行した日、請求書を作成した日のことです。
が、依頼者によっては「発行日は（依頼者の）締め日にして欲しい」という場合もありますので、前もって、確認が必要です。
また、締め日も依頼者によってさまざまです。月末の場合もあれば、毎月20日というところもあるでしょう。
一律に月末と思い込まず、正確な日にちを把握しましょう。
■支払期日
締め日と併せて、確認したいのが支払い期日です。締め日を設け、請求書に締め日の記載を求めてくる依頼者は、「毎月末締めの、翌々月の10日払い」
いう具合に支払い期日を設け、請求書に支払い期日を記載するよう、指示される可能性があります。
また、支払い期日を設けていない依頼者の場合でも、請求書に支払い期日を記載しておくと良いでしょう。なぜなら、依頼者からの報酬の支払いが遅れた場合、催促がしやすくなるからです。
■発行者
請求書は税金などの申告に用いることもあります。
ですので、発行者の名前も戸籍上の名前を記載します。
特に、今では個人番号（＝いわゆるマイナンバー）を依頼者に伝えることもあります。なので、請求書の発行者名も、個人番号通知カードやマイナンバーカードに書かれている名前と同じ発行者にします。
■振込先
依頼者からの報酬は、現金で受け取ったり、現金書留で送金してもらうことは稀でしょう。ご自身の名義の銀行口座で受け取ることがほとんどだと思います。
ここで留意しておきたいのが振込手数料です。
請求書には「振込手数料は振り込み頂く方の負担とします」と書いておかないと、「報酬から振込手数料を差し引いた金額」を振り込まれても文句はいえません。
最も、依頼者によっては「振込手数料は差し引く」旨を告げてくることもありますが。
■特記事項
請求と支払いについて、条件がある場合などに書きます。
例えば、報酬を分割で受け取る場合、「3回中、2回目の請求。残額○○円」等と書いたりします。あるいは受注した仕事が半年や１年などの長期に及び、報酬を１か月毎に受け取る場合、「１０月分の請求」などと書きます。
■請求書番号
依頼者に請求書を送った後、入金を確認したり、税金の申告の準備を行うなど、請求書を後で振り返ることがあります。そんな請求書の振り返りに通し番号で、請求書番号を設けておくと、請求書を後で、振り返るときに便利ですね。
請求書を記載するときに気をつけるべきこと
■宛名は正しい記載であるか
宛先に必ず記入するのが会社名ですが。「〇〇株式会社（＝いわゆる前株）」なのか、「株式会社〇〇（＝いわゆる後株）」なのかについても、気を配りましょう。
また会社名も株式会社とは限らず、有限会社や合同会社などの場合もあります。
そうした会社の種類まで含めて正確に記載します。
会社名に続けて、代表者の肩書と代表者名を記入する場合があります。
代表者の肩書も「代表取締役」だったり、「代表取締役社長」という場合もあります。特に代表者の名前を誤って記入することがないように。信用に関わるだけでなく、代表者の気分を害することにもなります。
また、会社名に続けるのは代表者などではなく、部署名と担当者名ということもあり得ます。部署名も、正確な部署名を書きましょう。特に、最近ではカタカナの部署名があったりしますので、変換ミスのなきように。また担当者名も漢字などを正しく書きましょう。
依頼者は請求書に基づいて報酬を支払うということは、依頼者の社内の出金処理や税務処理も当然、請求書に基づいて行います。
宛先の誤った請求書に基づいて報酬を支払ってしまうと、依頼者が社内や税務で困ってしまうことになります。
■振込先が明記されているか
最近、金融機関の合併や支店の統合などが行われる場合があります。
ご自身の通帳に記載された金融機関の名前が昔のままだったり、通帳の表紙の裏に書かれた支店が、実は存在しなかったりということもあり得ます。
なので、請求書に振込先を書く前に、必ず金融機関のホームページを閲覧し、正しい金融機関名と支店の存在を確認しましょう。
振込先が正しくないと、報酬が入金されないばかりか、依頼者に再度、振り込み手続きを行ってもらわなくてはならず、二度手間を掛けることもなってしまいます。
■源泉徴収が発生しているかどうかを確認する
依頼者によっては請求書に「源泉徴収の金額」の明記を求めてくる場合があります。源泉徴収の税率には復興特別所得税も含みます。
なお、これは筆者の経験ですが。
Aという依頼者から講師の仕事を引き受けたとき、講師報酬に交通費や宿泊費を加えた額が源泉徴収の対象となりました。
Bという依頼者から講師の仕事を引き受けたときは講師報酬のみが源泉徴収の対象となり、交通費や宿泊費は源泉徴収の対象となりませんでした。
この違いは、Aという会社とBという会社の、それぞれの税務処理の都合だったようです。
源泉徴収の対象と、その金額についても依頼者に確認した方が良いでしょう。
記事まとめ
請求書を作成して送るのは、仕事を完成させ納品するのと同じくらいに大切なことです。不明な点や、判断に迷う場合は、請求書を送る前に、依頼者に確認してから作成しましょう。請求書に不備や漏れがあり、依頼者に、後から指摘を受けるくらいなら、前もって確認の方がいいですよね。
この記事を書いた人
大泉稔／ファイナンシャルプランナー
富山県生まれ。明星大学日本文化学部言語文化学科卒業。年間１００本程度の
セミナー・研修講師を行う他、『ファイナンシャル・アドバイザー』や『近代
セールス』、『ニッキン』等の専門誌やＷＥＢに寄稿している。外国株式ファン
ドや外国債を中心に投資する。
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