ビジネスマンの必須スキル!読みやすく伝わりやすいメールを書くための7つのポイント|
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ビジネスマンの必須スキル!読みやすく伝わりやすいメールを書くための7つのポイント

メールは書き方によって伝わりやすさが全然違ってきます。自分では相手に伝わる内容を書いていると思っても、読み手からすると読みにくいメールと思われることがあります。これから解説する7つのポイントをおさえれば、メールの読みやすさ、伝わりやすさがアップします。

1.まず用件を書く

最初に用件を書いておくと、読み手が何についてのメールなのかを把握した上で読み進められるので、理解してもらいやすくなります。
特に少々長めのメールの場合は最初に用件を伝えておかないと、読み手に読みづらさを感じさせてしまいます。
理由や用件の内容はその後に記載する方が読みやすいです。

良い例:明日の打ち合わせの時間変更のご相談につきまして〜
悪い例:明日、急遽予定が入ってしまい、帰社するのが◯時になる予定で〜

2.箇条書きを使用する

用件や伝えたいことが複数ある場合、最初に箇条書きにすると読みやすくなります。
箇条書きにして用件ごとに番号を割り振ったりしておくと、ひとつひとつの用件を把握してもらいやすいです。

3.区切り線を使用する

複数の用件を伝える場合、用件と用件の間に区切り線を使うのもアリです。
区切り線はハイフンを連打すればいいだけなので、簡単かつ効果的に区切りをつけられます。

4.改行を適宜使用する

改行がなく、一文が長いとメリハリがなく読みづらさを感じます。
センテンスごとにまとめ、適宜改行を入れた方が読みやすいメールになります。

5.前置きは短く

不要な前置きは必要ありませんので、前置きは最小限にしましょう。
相手も忙しい中メールを見てくれているということも考えてメールを作成しましょう。
挨拶メールなら「拝啓 時下ますますご清栄のことと〜」といった形式張った挨拶を使うこともありますが、普段のメールなら「お世話になります」だけの方が相手も読みやすいので、簡単な挨拶だけでも大丈夫です。

6.略語はなるべく使わない

自分は知っている略語でも、相手が知らない可能性もあります。
例えばADは「Advertisement」=「広告」の略ですが、ADと略す言葉は他にもありますので、略語を使うと逆に伝わりにくくなる可能性も考えましょう。

7.カタカナ語は控える

アジェンダ、オンスケ(オンスケジュール)、センシティブ、トンマナ、ブラッシュアップ、リスケ(リスケジュール)、リテラシーなどなど、カタカナ語を使うと自分がカッコよく感じますが、略語と同じで相手が知っているとは限りません。
カタカナ語の多用はメールの内容を分かりづらくする可能性があります。
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