スキルとキャリアに関してのフリーエンジニアお役立ち情報

2015年12月07日

時間を無駄にする会議は悪!有意義な会議にするための7つのポイント

時間を無駄にする会議は悪!有意義な会議にするための7つのポイント

長時間会議をしているのに、いつもたいした成果が出ない…。
会議は時間をかければいいというわけではなく、短時間でも優れたアイデアは出るものです。
ダラダラ長い会議で時間を浪費せず、意味のある会議にするためには、いくつか抑えておくべきポイントがあります。
会議を効率化したい、意味のない長時間会議をやめたいチームのためにぜひ知ってもらいたい、有意義な会議にする7つのポイントを解説します。

有意義な会議にするポイント1:目的を明確にする(アジェンダを設定)

何のための会議なのか明確にしないと、会議を開くことを目的になってしまい、時間を無駄に浪費してしまうことになります。
目的と手段が入れ替わってしまっては本末転倒です。

新しいアイデアを生み出すための会議、状況の報告など伝えるための会議、決定のための会議など、会議には種類に応じた目的があります。
その会議で何を得たいのか、何を進めたいのか、事前に明確にすることで意味のある有意義な会議になります。

目的を明確にし、アジェンダ(会議の議題)を設定することで、会議の参加者が何を議論すべきなのかを理解することができます。
目的がわからないまま参加する会議は辛いですし、議論に参加しにくいですよね。
アジェンダの設定は有意義な会議にするために欠かせないポイントです。

有意義な会議にするポイント2:参加者を絞る

全員強制参加の会議は、参加しなくていい人にとってこれほど無駄なものはありません。
参加しなくてもいい人まで会議に出席させることは業務を遅れさせることになるので、会社にとって不利益になります。

また、参加者が多くなると意見がまとまりにくくなるため、参加者を絞る必要があります。
人数が多い方がいろいろなアイデアが出るだろうという期待もありますが、人数が多すぎる会議は意見が交錯するためなかなか先に進みません。

会議に参加すべきメンバーを絞り、参加しなくていいメンバーは参加を強制しないように配慮すべきです。

有意義な会議にするポイント3:プロジェクトに関わっている人が議事録を担当する

プロジェクトに携わっていない人に議事録を任せるのは酷というものです。
ただ議事録をとるだけに呼ばれ、内容をイマイチ把握しきれないまま議事録を取るのは効率がいいとは言えません。

プロジェクトに関わっている人、または詳しい人が議事録を担当すれば、議事録にまとめるべき項目を理解しているので、会議の参加者が後で見返しやすい議事録を作ってくれます。

有意義な会議にするポイント4:時間管理をする

時間を定めずに会議を進めた場合、どうしてもダラダラしてしまいがちです。
たいして先へ進まないままダラダラ会議を行うのは時間の無駄ですので、時間を決めない会議は非生産的と言えます。

事前に会議にかける時間を決めておけば、集中して会議を進められますので時間を無駄にしません。
長い時間会議をしたからといっていいアイデアが生まれるわけではありませんので、短時間で集中して会議を進める方が効率的です。

有意義な会議にするポイント5:スマホやタブレットは使用禁止にする

会議に不要なスマホやタブレット、パソコンを持ち込むことは、会議への集中の妨げになります。
「スマホを操作しながらでも話は聞いているよ」という人もいると思いますが、人間は2つのことは同時にできないので本人は聞いているつもりでも頭に入っていません。
なにより自分が話をしているのにスマホを操作されるといい気がしませんし、話が耳に入っていないので無駄な会議になります。

有意義な会議にするポイント6:発言のルールを決める

みんながみんな好き勝手に意見を言い合っては、まとまるものもまとまりません。
発言する時は必ず挙手をするなど、発言のルールを決めることも必要です。
誰かが発言している時は横槍を入れず、最後まで話しを聞くというルールもあると良いかもしれませんね。

有意義な会議にするポイント7:立って会議をする

いつも会議が長引くというチームは、立って会議をすると時間がギュッと短縮できます。
立ったまま1時間も2時間も会議ができないので、参加者は早く会議を終わらせるために会議に集中します。

デスクワークが多いチームは、立って会議することで腰痛防止や運動不足の解消になるので、座りっぱなしで仕事をするより、たまに立って会議をした方が体のために良いかもしれませんね。

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